Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Hertlein Consulting GmbH
Langer Wasen 55, 91413 Neustadt a.d. Aisch
Vertreten durch den Geschäftsführer Björn Hertlein
E-Mail: info@hertlein-consulting.de · Telefon: +49 155 60314938

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), insbesondere auf Grundlage

– Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
– der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
– einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
– unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf (z. B. Cookies) erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, es sei denn, es ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3. Hosting (Cloudflare)

Unsere Website wird über Cloudflare Workers ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare als unser Auftragsverarbeiter technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse und Angaben zur Anfrage (z. B. abgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser- und Systeminformationen). Zweck ist die Auslieferung der Inhalte sowie die Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität, etwa die Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und effizienten Betrieb unserer Website. Cloudflare speichert diese Daten nur, solange es für diese Zwecke erforderlich ist. Wir selbst erhalten und speichern keine Server-Logfiles mit IP-Adressen. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, nach dem Cloudflare zertifiziert ist, und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

Ist der Bot-Schutz von Cloudflare aktiv, kann Cloudflare technisch notwendige Sicherheits-Cookies setzen: __cf_bm (30 Minuten) zur Unterscheidung von Menschen und automatisierten Zugriffen sowie nach einer Sicherheitsprüfung cf_clearance (in der Regel 30 Minuten). Diese Cookies dienen ausschließlich der Sicherheit (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Cookie-Einwilligung

Beim ersten Besuch fragen wir Sie, ob Sie Statistik- und Marketing-Diensten zustimmen. Vor Ihrer Einwilligung werden diese Dienste weder geladen noch werden Cookies gesetzt. Sie können „Alle akzeptieren“ oder „Nur notwendige“ wählen oder Ihre Auswahl je Zweck und je Dienst einstellen.

Ihre Entscheidung speichern wir ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag „hc-consent“) mit Zeitpunkt und Auswahl. Das ist technisch erforderlich, um Ihre Wahl umzusetzen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden nicht an uns übermittelt. Nach 12 Monaten oder wenn sich die eingesetzten Dienste ändern, fragen wir erneut.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern, über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß jeder Seite. Solange keine einwilligungspflichtigen Dienste aktiv sind, wird dieser Link nicht angezeigt.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Kontaktformular auf dieser Website speichert oder übermittelt keine Daten. Es öffnet lediglich Ihr E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht, die Sie selbst absenden. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wenn Sie uns schreiben, werden Ihre Angaben (Absender, Inhalt, Anhänge, Metadaten) auf Servern von Microsoft verarbeitet und gespeichert. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Protection Addendum). Microsoft speichert und verarbeitet Kundendaten im Rahmen der „EU Data Boundary“ grundsätzlich in der EU. Verbleibende Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, nach dem Microsoft zertifiziert ist, und auf Standardvertragsklauseln.

6. Einsatz von KI-Assistenten

Zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen und bei internen Arbeiten setzen wir KI-Assistenten ein: ChatGPT der OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland; Claude der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; und Microsoft Copilot der Microsoft Ireland Operations Limited (Anschrift siehe oben). Dabei können Inhalte Ihrer Anfrage, auch personenbezogene Daten wie Name, Kontaktdaten und Anliegen, an diese Anbieter übermittelt werden, etwa um Antwortentwürfe zu erstellen oder Informationen zusammenzufassen.

Wir nutzen ausschließlich Business-Versionen dieser Dienste. Mit den Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung, und die Anbieter sichern zu, Eingaben nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) geben wir nicht in KI-Assistenten ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Bearbeitung Ihrer Anfrage geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Bearbeitung von Anfragen.

Die Anbieter können Daten in die USA übermitteln. Grundlage sind bei OpenAI und Anthropic Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), bei Microsoft zusätzlich das EU-US Data Privacy Framework. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Alle Ergebnisse werden von uns geprüft, bevor wir sie verwenden oder versenden.

7. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter (Themen „Neue Projekte“ und „Verfügbare Consultants“) abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die gewählten Themen, den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt, die Version des Einwilligungstextes sowie einen pseudonymisierten Hash Ihrer IP-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Wir senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail und versenden den Newsletter erst nach Ihrem Klick auf den Link; unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach spätestens 7 Tagen. Den Bestätigungslink öffnen Sie auf einer Seite mit einer Schaltfläche, damit automatische Link-Prüfungen von E-Mail-Programmen keine Anmeldung auslösen. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir bei jedem Anmeldeversuch zusätzlich einen pseudonymisierten Hash Ihrer IP-Adresse mit Zeitstempel für 24 Stunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Der Versand erfolgt über Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Ihre Daten speichern wir in einer Cloudflare-D1-Datenbank. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@hertlein-consulting.de. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Daten bis auf den Nachweis Ihrer Einwilligung und Abmeldung, den wir bis zu drei Jahre aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 7 Abs. 1 DSGVO); danach wird der Eintrag automatisch gelöscht. Bei Resend bleibt Ihre Adresse als abgemeldet markiert, damit Sie keine weiteren E-Mails erhalten.

8. Google Analytics 4 (Statistik, nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten. Dabei werden Cookies (_ga, _ga_<ID>, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) gesetzt und Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft, Gerät, Browser sowie ein ungefährer Standort verarbeitet. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Google Signals und die Nutzung für personalisierte Werbung sind deaktiviert.

Wir setzen Google Analytics im „Basic Consent Mode“ ein: Das Google-Skript wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Google-Auftragsverarbeitungsbedingungen; die Datenfreigabe an Google zu eigenen Zwecken ist in unserem Konto deaktiviert. Die Aufbewahrungsdauer der Ereignisdaten ist auf 2 Monate eingestellt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

9. Google Ads Conversion-Tracking (Marketing, nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads (Google Ireland Limited). Kommen Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website, werden Cookies gesetzt (_gcl_au, _gcl_aw, _gcl_gs, jeweils 90 Tage; gegebenenfalls zusätzlich Cookies auf Google-Domains wie IDE, bis 13 Monate). So erfahren wir, ob nach einem Anzeigenklick eine Kontaktaufnahme erfolgt ist. Wir erhalten nur zusammengefasste Statistiken, keine Informationen, mit denen wir Sie persönlich identifizieren können. Google verarbeitet diese Daten teilweise als eigenständig Verantwortlicher auf Grundlage der „Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms“. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

10. Microsoft Clarity (Statistik, nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Microsoft Clarity der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Clarity erstellt Heatmaps und pseudonymisierte Aufzeichnungen von Sitzungen (Mausbewegungen, Klicks, Scrollen), damit wir Bedienprobleme erkennen und die Website verbessern können. Eingaben in Formularfelder werden maskiert und nicht erfasst. Clarity wird bei uns nicht für Werbezwecke genutzt. Aufzeichnungen werden 30 Tage gespeichert; einzelne, von uns markierte Aufzeichnungen sowie eine Stichprobe bis zu 9 Monate. Dabei werden Cookies gesetzt: auf unserer Domain _clck (1 Jahr) und _clsk (1 Tag), auf Microsoft-Domains CLID, MUID, ANONCHK, MR und SM (bis 1 Jahr).

Microsoft verarbeitet die Daten auch für eigene Zwecke und ist insoweit eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Weitere Informationen: privacy.microsoft.com.

11. Meta Pixel (Marketing, nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Damit messen wir den Erfolg unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram und können Anzeigen an Personen ausspielen, die sich für unser Angebot interessiert haben. Dabei werden Cookies (_fbp und _fbc auf unserer Domain, fr auf Meta-Domains, jeweils bis 90 Tage) gesetzt und Nutzungsdaten sowie Ihre IP-Adresse an Meta übermittelt. Die automatische Ereigniserkennung und der automatische erweiterte Abgleich sind deaktiviert; Formulareingaben werden nicht an Meta übermittelt.

Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Einzelheiten regelt der „Nachtrag für Verantwortliche“ von Meta (facebook.com/legal/controller_addendum). Danach übernimmt Meta die primäre Verantwortung für die Beantwortung von Betroffenenanfragen; Sie können Ihre Rechte aber auch uns gegenüber geltend machen. Den Datenschutzbeauftragten von Meta erreichen Sie über facebook.com/help/contact/540977946302970. Die weitere Verarbeitung erfolgt durch Meta in eigener Verantwortung: facebook.com/privacy/policy. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

12. Übermittlung in Drittländer

Bei den unter 8 bis 11 genannten Diensten können Daten an die jeweiligen Konzernmütter in den USA (Google LLC, Microsoft Corporation, Meta Platforms, Inc.) übermittelt werden. Diese Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO). Die Zertifizierungen können Sie unter dataprivacyframework.gov/list einsehen. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie in den jeweiligen Dienst eingewilligt haben. Zu Übermittlungen im Rahmen von Hosting, E-Mail und KI-Assistenten siehe die Abschnitte 3, 5, 6 und 7.

Cookies, die auf Domains der Anbieter gesetzt werden (Drittanbieter-Cookies), können wir technisch nicht löschen. Sie können sie in den Einstellungen Ihres Browsers entfernen oder dort grundsätzlich blockieren.

13. Unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Unternehmensprofile bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland), Xing (New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg) und Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland). Auf unserer Website sind diese nur verlinkt. Es werden keine Inhalte eingebettet und keine Daten übertragen, bevor Sie einen Link anklicken.

Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Daten nach seinen eigenen Bestimmungen. Für die Erstellung von Seitenstatistiken („Insights“) sind wir gemeinsam mit dem Anbieter verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zeitgemäßen Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Betroffenenrechte können Sie am wirksamsten direkt beim Anbieter geltend machen: LinkedIn, Xing, Instagram.

14. Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Seitenaufruf findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen (z. B. 6 Jahre für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB, bis zu 8 Jahre für Buchungsbelege). Die Speicherdauer von Cookies ist bei den einzelnen Diensten angegeben.

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), zum Beispiel über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@hertlein-consulting.de.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

18. Weitere Hinweise

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre Angaben können wir eine Anfrage jedoch nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.